ЭТрН для перевозчиков и экспедиторов

У перевозчика задача сложнее, чем у грузоотправителя: документы подписываются в рейсе, а не в офисе, и участников с обеих сторон больше.

Что меняется в рейсе

Бумажная накладная жила в кабине: её подписывали на погрузке, отдавали на выгрузке, потом везли в бухгалтерию. В электронном виде документ существует в системе, и каждая сторона подписывает свою часть — отправитель при погрузке, перевозчик при приёме груза, получатель при выгрузке.

Отсюда главный организационный вопрос: кто именно и чем подписывает в момент, когда машина стоит у ворот склада. Ответ у каждой компании свой, и от него зависит, сколько подписей понадобится.

Три рабочие схемы

Подписывает водитель. Своей подписью, через мобильное приложение. Максимальная скорость, но нужна подпись каждому водителю и обучение — включая тех, кто с телефоном на «вы».

Подписывает диспетчер. Водитель фиксирует факт погрузки или выгрузки, документ подписывает сотрудник в офисе. Подписей нужно меньше, но появляется зависимость от связи и рабочего времени офиса.

Смешанная. Постоянные маршруты и крупные клиенты — через водителей, разовые рейсы — через диспетчерскую. Так чаще всего и приходят после первых месяцев работы.

Что подготовить до перехода

решить, кто подписывает, и выпустить подписи этим людям;
подключиться к оператору и зарегистрироваться в системе;
договориться с постоянными заказчиками — без второй стороны обмен не работает;
проверить, как документы попадают в учётную систему, чтобы бухгалтерия не вводила их повторно руками.

Частая ошибка

Подключиться самим и остановиться. Перевозка — это минимум три стороны, и если грузоотправитель продолжает выписывать бумагу, электронный документооборот у вас существует только на бумаге. Начинать разумно с двух-трёх крупнейших заказчиков и постепенно подключать остальных.

Оставьте заявку

Перезвоним, уточним задачу и подготовим счёт в тот же день.

Ещё об электронных перевозках

Частые вопросы

Нужна ли подпись каждому водителю?

Зависит от выстроенного процесса. Если водитель подтверждает приём и сдачу груза сам, ему нужна своя подпись. Часто компании оставляют подписание за диспетчером или логистом, а водитель работает с документом через мобильное приложение — схему выбирают под свою организацию рейсов.

Что с бумажной накладной в кабине?

Электронный документ существует в системе, а не в папке. При проверке предъявляется он, но многие компании в переходный период возят и бумажный экземпляр — до тех пор, пока процесс не отлажен со всеми контрагентами.

А если у заказчика другой оператор?

Работает роуминг между операторами. Настраивается один раз для пары операторов, дальше обмен идёт как с любым другим контрагентом.