Титулы накладной и порядок подписания

Накладная не подписывается один раз и целиком. Она собирается по частям вдоль рейса, и незакрытый титул означает незакрытую поставку.

Почему документ собирается по частям

Стороны перевозки участвуют в ней в разное время. Грузоотправитель знает о грузе на отгрузке, водитель принимает его тогда же, но фиксирует и выдачу — уже в точке назначения, а грузополучатель видит товар последним.

Единый документ, подписанный всеми одновременно, в такой логике невозможен. Поэтому накладная состоит из титулов: каждая сторона заполняет и подписывает свою часть в свой момент.

Порядок по рейсу

Грузоотправитель формирует документ и подписывает первым — до выезда машины. Здесь указываются груз, стороны, адреса, условия перевозки.

Перевозчик подтверждает данные о транспортном средстве и водителе.

Водитель фиксирует приём груза при погрузке и выдачу при разгрузке. Это две отдельные отметки в разные моменты.

Грузополучатель подтверждает получение и фиксирует расхождения, если приехало не то или не столько.

Для поставщика по контракту последний титул — самый важный: именно он превращает отгрузку в принятую поставку.

Где это ломается у исполнителя контракта

Заказчик не подключён или тянет с подписанием. Товар доставлен, машина уехала, документ висит. Формально поставка не закрыта. Решается не техникой, а предварительным разговором и формулировкой в контракте.

У водителя нет доверенности. Подпись есть, полномочий действовать от компании нет — титул не подписывается. Самая частая причина сорванного первого рейса.

Титул грузоотправителя подписан после выезда. Порядок нарушен, и это видно по отметкам времени.

Расхождение при приёмке не оформили. Приняли «как есть», чтобы не задерживать, а разбирать пришлось при сверке — когда ни машины, ни водителя, ни памяти о том дне уже нет.

Кому и какие подписи нужны

От имени компании подписывает руководитель. На практике этим занимаются логист и кладовщик — тогда каждому нужен собственный сертификат физического лица и машиночитаемая доверенность с нужными полномочиями.

Водителю личная подпись обязательна: подписать титул за него нельзя. Отдельных сертификатов на сотрудников организаций не выпускают с марта 2024 года, и обойтись «подписью на компанию» не получится.

Если водителей несколько и они меняются, доверенности удобнее брать пакетом, а не выпускать под каждый рейс.

Что делаем мы

Оформляем подписи всем участникам процесса, выпускаем доверенности с корректным набором полномочий и настраиваем подписание с телефона для водителей. Расставляем по вашему процессу, кто в какой момент нажимает кнопку, и помогаем согласовать порядок подписания с заказчиками — включая формулировки для контракта.

Настроить подписание

Расскажите, кто у вас подписывает документы, — оформим подписи и доверенности.

Смотрите также

Частые вопросы

Сколько сторон подписывает накладную?

Как минимум три: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Отдельно фиксируются приём груза водителем и его выдача. При переадресовке или изменении условий добавляются дополнительные титулы.

Что если заказчик не подписывает свой титул?

Документ остаётся незакрытым, а поставка — неподтверждённой. Это тот случай, когда техническая деталь превращается в договорный спор, поэтому порядок и сроки подписания стоит зафиксировать в контракте.

Какая подпись нужна водителю?

Квалифицированный сертификат физического лица, выпущенный лично на него, плюс машиночитаемая доверенность от компании. Подписание идёт с телефона через приложение оператора.

Можно ли подписать титул позже, задним числом?

Нет. Время подписания фиксируется, а перевозку нельзя начинать до передачи сведений в систему. Это принципиальное отличие от бумаги.

Как исправить ошибку в накладной?

Корректировкой или аннулированием с созданием нового документа — в зависимости от того, какие титулы уже подписаны. Обе операции остаются в истории, «тихо переподписать» правильную версию нельзя.