Электронные перевозочные документы в 1С
Если перевозки уже оформляются в 1С, документы разумно формировать там же: иначе бухгалтерия будет вводить одно и то же дважды — в учётной системе и в кабинете оператора.
Зачем связывать с учётной системой
Перевозочный документ живёт в двух местах: у оператора, через которого он уходит в государственную систему, и в вашем учёте, где на его основе считаются рейсы и расчёты с контрагентами. Без интеграции эти два места наполняются вручную — сотрудник вводит данные дважды, и на второй раз ошибается.
При объёме в несколько документов в день это терпимо. При десятках — становится отдельной работой, которую никто не любит.
Что даёт связка
- накладная формируется в 1С из уже введённых данных о рейсе;
- подписание и отправка идут оттуда же, без перехода в браузер;
- статусы возвращаются в учётную систему: подписано, доставлено, отклонено;
- входящие документы попадают в учёт без ручного ввода.
Что проверить до начала
Версию конфигурации. Поддержка перевозочных документов есть в актуальных релизах типовых конфигураций. Доработанная конфигурация или старая версия означают дополнительный шаг — обновление или доработку силами вашего специалиста.
Кто будет подписывать. Сертификат нужен тому, чьей подписью уходит документ. Если это несколько человек, подписи нужны каждому.
Где физически стоит 1С. Локальная база, сервер и облачная версия настраиваются по-разному, и это влияет на сроки подключения.
Порядок работ
Сначала подключение к оператору и регистрация в системе, затем установка модуля обмена и настройка, потом тестовый обмен на паре реальных рейсов. Последний шаг сокращать не советуем: именно на нём вылезают несовпадения в номенклатуре и реквизитах контрагентов, которые в бумажном процессе никого не смущали.
Оставьте заявку
Перезвоним, уточним задачу и подготовим счёт в тот же день.
Ещё об электронных перевозках
Частые вопросы
Нужна ли специальная конфигурация 1С?
Работа с перевозочными документами поддерживается в актуальных версиях типовых конфигураций. Если у вас доработанная конфигурация или старый релиз, порядок другой: сначала обновление или доработка, потом обмен. Это стоит проверить до подключения, а не после.
Можно ли обойтись без интеграции?
Да, документы оформляются и в веб-кабинете оператора. Это нормальный вариант при небольшом объёме рейсов. Интеграция окупается там, где документов десятки в день и ручной ввод превращается в отдельную работу.
Кто настраивает обмен?
Настройку делаем мы вместе с вашим специалистом по 1С: со стороны оператора нужен доступ и сертификат, со стороны учётной системы — установленный модуль и права.