Акты сверки и взаиморасчёты в электронном виде

Как это устроено сейчас

Типичная сверка: бухгалтер выгружает акты из учётной системы, рассылает по почте, часть контрагентов не отвечает, часть присылает свой вариант в другом формате. Дальше два документа сравниваются глазами или в таблице, находится расхождение, начинается переписка о том, чей документ правильный.

На десяти контрагентах это полдня. На сотне — неделя работы каждый квартал.

Что меняется

Акты уходят всем сразу из одного места, ответы собираются там же со статусами: отправлено, просмотрено, согласовано, есть расхождения. Сравнение делает система — она сопоставляет документы и подсвечивает те, где суммы или даты не сходятся.

Бухгалтер занимается только расхождениями, а не поиском их среди совпадающих строк.

Когда это окупается

Считать просто: сколько контрагентов, как часто сверяетесь и сколько часов уходит. При сверке с десятком партнёров раз в год система избыточна — хватит обычной рассылки. При сотне контрагентов ежеквартально она снимает с бухгалтерии несколько рабочих недель в год.

Связь с закупками

У участников закупок сверка часто привязана к контракту: закрывающие документы, акты выполненных работ, расчёты по этапам. Чем быстрее расхождение находится, тем быстрее проходит оплата — а это уже прямые деньги в обороте, а не удобство бухгалтерии.