Как перевести контрагентов на электронный документооборот
Электронный документооборот работает только вдвоём. Подключиться самому — это половина дела, и обычно более быстрая.
Почему это главная часть работы
Своё подключение занимает день. Дальше начинается то, из-за чего проекты перехода растягиваются на месяцы: с каждым контрагентом нужно договориться, найти его в системе, настроить роуминг, если он у другого оператора, и убедиться, что документы реально пошли.
Компании, которые считают переход техническим вопросом, обычно застревают именно здесь.
С кого начинать
Составьте список контрагентов по объёму документов за год и возьмите верхние два-три. Обычно на них приходится половина потока, и эффект виден сразу — это лучший аргумент для собственной бухгалтерии, которая сопротивляется изменениям.
Дальше идут те, кто уже работает в электронном виде: им переход ничего не стоит, достаточно принять приглашение.
Последними — мелкие поставщики без ЭДО. С ними разговор долгий, и не всегда успешный.
Три ситуации
Контрагент у того же оператора. Отправляете приглашение, он принимает, обмен идёт сразу.
Контрагент у другого оператора. Настраивается роуминг: заявка, подтверждение, дальше как обычно. Занимает от нескольких часов до нескольких дней.
Контрагент не в ЭДО вообще. Единственный путь — договориться. Помогает конкретика: во сколько ему обойдётся входящий документооборот (обычно бесплатно, потому что входящие не тарифицируются) и что он получает взамен бумажной пересылки.
Что говорить контрагенту
Не про технологии, а про его выгоду: документы приходят в день отправки, оригиналы не теряются, оплата не задерживается из-за непришедшего акта. Для получателя электронный документооборот чаще всего бесплатен — это главный аргумент, и его почему-то забывают назвать.
Оставьте заявку
Перезвоним, уточним задачу и подготовим счёт в тот же день.
Ещё о документообороте
-
Акты сверки
Сверка с контрагентами без рассылки таблиц по почте
-
Интеграция с 1С
Документы формируются и подписываются прямо в учётной системе
-
Как подключить
Порядок: от заявки до первого подписанного документа
-
Роуминг ЭДО
Как обмениваться документами, если контрагент у другого оператора
-
Тарифы
Из чего складывается цена и как не переплатить за пакет
-
ЭДО для ЭТП
Документооборот по контрактам, заключённым на площадках
Частые вопросы
Как пригласить контрагента?
Из кабинета отправляется приглашение по ИНН или названию. Если контрагент уже в системе, он просто принимает его. Если у другого оператора — настраивается роуминг. Если не подключён вообще — придётся договариваться.
Что делать с теми, кто отказывается?
Продолжать работать с ними на бумаге. Заставить контрагента перейти нельзя, а ссориться из-за формата документов — плохая идея. Смешанный режим — нормальное состояние на первый год.
Сколько обычно подключается?
По опыту, крупные контрагенты соглашаются почти всегда: у большинства ЭДО уже есть. Сложнее с мелкими поставщиками и подрядчиками — там переход идёт медленнее и часто по вашей инициативе.